３８４：電子情報管理の掟？！

エドワード・ケネディーが亡くなられた。ケネディー家の末っ子であった。ケネディー家の栄光と衰退の最後の人となるのだろうか。スキャンダラスな個人生活もあって大統領にはなれなかった。しかし、後年はオバマ支持を表明して重要な役割を果たした。

昨今の薬物事件ではマスコミの過剰なバッシングがあったが、人間というものは１か０で評価されるものでないし、長い人生の途中で最悪な事態になっても神様はその後の人生を見捨てはしない。赦しという言葉は日本には無くなったのであろうか。

さて、主題だが、コンサルにとって情報収集活動は最も大事な活動である。法を犯すことはないが、入手先の情報管理の甘さを感じる事例は多々ある。特に電子情報の保管や破棄といった問題は組織及び個人にとって非常に重要である。

偶々見つけた雑誌に下記の掟みたいな注意事項があったので記しておく。電子的に保存された情報の保管と廃棄のためのガイドライン10項目を紹介しよう。

１．現状を把握すること

電子メールなどに心配な点があるならば、即座に削除してしまう。ビジネスに有益だと判断したものならば、価値があるかぎり保管する。自分の場合は、無駄なデータや資料は年に1度削除するようにしている。

２．ユーザーに保管対象を決定させない

電子情報の保存を自動的に行い、明文化された規定に従って書類の廃棄を命じる。これは企業の場合だ。

３．訴訟にかかる開示コストを考える

ミスを犯すと、勝てる見込みがどれだけあっても、訴訟の提訴根拠が失われるおそれがある。開示するように求められた時の心得だろう。

４．免責条項を活用する

無関係の情報を罰を受けずに廃棄することができる。要は法律を知っておくこと。

５．規制条件を認識する

規制がそれ以上の期間を求めてきたときに備えて、ポリシーに例外が設けられていることを確認する。同上。

６．電子情報開示を準備する

電子情報開示の準備ができていない企業では、人力でデータを探し、回収するためのコストが跳ね上がること必死である。当然。

７．弁護士の最初の獲物は電子メール

電子メールは宝の山。確かに。

８．保管ポリシーの確立

証拠保全は最重要保管ポリシーである。同上。

９．プロセスと技術に投資する

明文化された基準を決め、隙のない保管ポリシーを作り上げよう。これがなかなか難しい。

１０．電子情報は廃棄しにくい

ボタンを1つ押すだけで簡単に複製できる電子情報は、永遠に増殖していく可能性がある。あるシステムからメッセージを消去しても、ほかの場所に残っていれば、これは電子情報開示の対象となる。仰る通り。消去したつもりでもキャッシュに残っていて都合の悪い情報が丸見えという場合も多い。



サーバーの中身が丸見えの状態である公的なサイトもあるので、入手側にとってはありがたいが管理者の問題でもある。昔あるコンサルからサーバーにハッキングしたとの疑いを持たれたことがあるが、そこまで天才でもないし、その会社にハッキングするほどの「価値」があるとは思えなかったので、猜疑心というものの怖さを知った。懸案の情報はその会社の女性従業員から海外の職員に電子メールで次から次へと伝わったものを最終的に合法的な雑談で得たものだった。情報管理の不備を物語る事例である。お粗末。